Segretaria virtuale per NCC: cosa può fare davvero

Un NCC con due o tre mezzi non può permettersi una segretaria. Una part-time in Italia costa fra gli 800 e i 1.000 euro al mese, più contributi e TFR, per un lavoro che occupa due ore al giorno e non tutti i giorni.

Così quel lavoro lo fa il titolare, di sera, dopo aver guidato.

Da qualche anno si è cominciato a chiamare «segretaria virtuale» il software che toglie una parte di quel lavoro. È una definizione comoda, ma rischia di promettere più di quanto consegni. Qui trovi cosa fa la nostra, cosa non fa, e dove conviene ancora una persona.

Cosa fa davvero una segretaria, in un'azienda NCC

Se guardi la giornata, il lavoro di segreteria di un NCC è fatto di sei cose diverse:

1. Rispondere al telefono quando chiama un cliente
2. Leggere le richieste che arrivano per mail, su WhatsApp, dal sito
3. Trasformarle in corse: cliente, tratta, data, ora, passeggeri
4. Assegnare auto e autista senza creare sovrapposizioni
5. Tenere in ordine fogli di servizio, documenti e scadenze
6. Rincorrere i clienti che non hanno confermato

Un software serio ne copre alcune. Nessun software le copre tutte, e chi dice il contrario te lo dimostrerà il primo cliente che chiama alle sette di sera perché ha perso il volo.

Quello che Concierge AI fa al posto tuo

Concierge AI è la parte di DRIVERGEST che si occupa dei punti 2 e 3, cioè la parte più ripetitiva e quella che ti tiene sveglio la sera.

Legge le richieste scritte. Inoltri le mail di prenotazione a un indirizzo e lui le apre. Capisce cliente, tratta, data, ora e passeggeri, anche quando la richiesta è dentro un PDF allegato, come mandano le agenzie.

Le trasforma in servizi. Te le mette in agenda già compilate. Tu guardi e confermi, oppure correggi se qualcosa non torna. Non scrivi niente a mano.

Non ti sveglia. Le richieste arrivano anche di notte e nel fine settimana. Il lavoro è già fatto quando lo guardi.

Se vuoi vedere come lavora su una mail vera, l'abbiamo raccontato qui: come una mail di prenotazione diventa un servizio.

Quello che non fa, detto chiaro

Non risponde al telefono. Se il cliente chiama, rispondi tu. Nessun software oggi fa quel lavoro in modo decente, e chi lo promette sta vendendo una dimostrazione.

Non parla con i tuoi clienti. Non tratta, non rassicura, non richiama chi non ha confermato. Quello resta tuo, ed è anche il motivo per cui ti scelgono.

Non gestisce le eccezioni. Il volo in ritardo, il cliente che cambia destinazione a metà strada, l'autista che dà forfait. Lì serve una testa.

Non decide al posto tuo. Ti prepara il servizio, ma la conferma la dai tu. È voluto: su una prenotazione sbagliata il danno lo paghi tu, non il software.

Quello che fa lo fa bene, e ti restituisce la serata. Il resto è ancora lavoro da esseri umani.

Quanto costa, rispetto a una persona

Non è un confronto alla pari, ed è giusto dirlo. Una persona fa più cose. Ma se quello che ti serve è smettere di ricopiare prenotazioni a mano, la differenza di costo non ha bisogno di commenti.

Perché fidarsi di chi legge le tue prenotazioni

Affidare le richieste dei clienti a un software vuol dire fidarsi che le legga bene e che ci sia ancora domani.

• Dal 2019 al lavoro sugli NCC
• Terza versione del gestionale, non la prima
• 200+ utenti attivi fra titolari e autisti
• Quando qualcosa non va, risponde una persona su WhatsApp, dalle 8 alle 22, sette giorni su sette

Chi c'è dietro, con nome e partita IVA, è scritto nella pagina Chi siamo.

Non solo le mail: anche il tuo sito

Le richieste non arrivano solo via mail. Se hai un sito, il modulo di prenotazione può scrivere direttamente nel gestionale invece di mandarti l'ennesima email da ricopiare. Funziona anche sul sito che hai già.

E se la prenotazione ti arriva su WhatsApp, la giri al Concierge così com'è, anche foto o PDF: la ritrovi fra le richieste, pronta da approvare.

Usalo sul tuo lavoro vero

Trenta giorni, e i servizi dell'ultimo mese te li carichiamo noi. Ci mandi le tue mail di prenotazione o il tuo Excel: apri e trovi già il tuo lavoro dentro, senza aver digitato niente.

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