Molti titolari di attività NCC sanno quante corse fanno al mese, ma non sanno davvero quanto guadagnano su ciascuna. Il fatturato che sale non è di per sé un buon segnale se i costi salgono nella stessa proporzione: quello che conta è il margine reale, corsa per corsa e autista per autista. Ecco i numeri che conviene tenere sotto controllo, e come farlo senza perdere ore in fogli Excel scollegati.
1. Ricavo per corsa e per autista
Il primo dato da isolare è il ricavo medio per singola corsa, e come questo varia da un autista all’altro. Due autisti con lo stesso numero di corse al mese possono generare ricavi molto diversi a seconda del tipo di clientela, delle tratte assegnate o del tempo morto tra un servizio e l’altro. Senza questo dettaglio si rischia di valutare la produttività solo “a occhio”.
2. Costi fissi e costi variabili della flotta
Carburante, manutenzione, assicurazioni, bollo e ammortamento dei veicoli sono voci che vanno tracciate separatamente dai costi fissi (affitto, software, personale amministrativo). Confondere le due categorie porta spesso a sottostimare il costo reale di ogni chilometro percorso, e quindi a fissare tariffe troppo basse rispetto al margine effettivo. Una gestione flotta NCC centralizzata rende più semplice tracciare questi costi veicolo per veicolo.
3. Margine netto per corsa e per cliente
Una volta separati ricavi e costi, il passo successivo è calcolare il margine per corsa: quanto resta davvero dopo aver coperto carburante, tempo dell’autista e quota di costi fissi. Alcuni clienti o convenzioni possono risultare meno redditizi di quanto sembrino a prima vista, soprattutto se richiedono tariffe scontate o tratte lunghe con tempi di attesa non retribuiti.
4. KPI da controllare ogni settimana
Non serve un cruscotto complicato: bastano pochi indicatori aggiornati con regolarità, come numero di corse completate, tasso di occupazione della flotta, ticket medio per corsa e ore di inattività per autista. Guardarli ogni settimana, invece che a fine mese, permette di correggere subito eventuali squilibri prima che diventino un problema di cassa.
5. Dati pronti per commercialista e contabilità
Alla fine del mese questi numeri devono comunque confluire nella contabilità. Avere già un’esportazione pulita di corse, incassi e spese in un file Excel riduce il lavoro di riconciliazione e gli errori di trascrizione manuale, ed è particolarmente utile quando la contabilità è gestita da un commercialista esterno che non ha accesso diretto al gestionale.
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