Organizzare le prenotazioni è quello su cui si regge il lavoro quotidiano di un’attività NCC. Se non hai un metodo preciso capitano doppie prenotazioni, buchi di tempo tra una corsa e l’altra e messaggi che si perdono con gli autisti. Vediamo come organizzarsi in modo efficiente, a prescindere dalla dimensione della flotta.
Il limite dei metodi tradizionali
Agende cartacee e fogli Excel condivisi funzionano finché le corse settimanali si contano sulle dita di una mano. Appena il volume cresce iniziano i guai: in giro ci sono versioni diverse dello stesso foglio, non si capisce subito quali auto e quali autisti sono liberi, e si perde tempo a mettere insieme informazioni sparse in più file. Per superare questo limite serve una vera agenda NCC automatizzata.
Una visione centralizzata di corse, autisti e mezzi
Quello che serve è un elenco unico, condiviso tra ufficio e autisti, dove si vedano tutti i servizi, chi li sta seguendo e con quale veicolo. È la base di una gestione dei conducenti e dei mezzi senza sorprese. Così i tempi morti tra una corsa e l’altra si riducono parecchio: un autista già impegnato in quell’orario non viene proposto e, se il servizio precedente finisce troppo lontano dal ritiro successivo, arriva un avviso al momento dell’assegnazione.
Assegnazione rapida delle corse
Un buon sistema di gestione permette di inserire una nuova prenotazione e assegnarla a un autista in pochi click, non in minuti. Con meno passaggi manuali si sbaglia meno e resta più tempo da dedicare ai clienti invece che alla burocrazia interna.
Un calendario al posto di quelli personali
Molti operatori NCC tengono l’agenda su calendari personali, separati dal lavoro condiviso. Un gestionale con un proprio calendario, in vista giorno, settimana e mese, evita di dover controllare due sistemi diversi per sapere cosa succede durante la giornata.
Comunicazione rapida con gli autisti
Una volta organizzata la prenotazione, serve che arrivi subito a chi la deve fare: con un elenco dei servizi condiviso tra ufficio e autisti, l’autista vede sul telefono il servizio assegnato e riceve il promemoria prima della partenza, senza dover copiare e incollare informazioni manualmente ogni volta.
Come lo fa DRIVERGEST
Con DRIVERGEST vedi, inserisci e modifichi tutte le prenotazioni dalla stessa dashboard, senza passare da una schermata all’altra. I servizi compaiono nel calendario con la vista giorno, settimana e mese, e ogni autista vede i propri servizi e il foglio di servizio dal telefono, senza passaggi manuali. Ogni corsa gestita genera automaticamente anche il relativo registro corse NCC digitale, con il riepilogo dei totali di corse e incassi. Puoi usare la gestione prenotazioni di DRIVERGEST gratuitamente, senza carta di credito.